SERTUM: Optymalizacja zamówień

Zamawiamy towary w hurtowni, w której są one dostępne i mają najniższą cenę.

Moduł Optymalizacja Zamówień Platformy Sertum jest najnowocześniejszym tego typu narzędziem na polskim rynku, pozwalającym na optymalizację cenową zamówień dziennych apteki.

Co oznacza optymalizacja zamówień – dowiedź się więcej na temat optymalizacji.

Jak działa optymalizacja – przeczytaj opis procesu optymalizacji lub obejrzyj film.

Korzyści – dowiedz się, dlaczego warto optymalizować z Sertum.

Hurtownie – zobacz z jakimi hurtowniami współpracuje Sertum.

Cennik modułu optymalizacji[301 kB] Sprawdź czy nie przysługują Ci dodatkowe rabaty przy zamówieniu optymalizacji!

Optymalizacja zamówień

Sama koncepcja optymalizacji zamówień jest prosta: Zamawiamy towary w hurtowni, w której są one dostępne i mają najniższą cenę.

Sertum optymalizując zamówienie uwzględnia oczywiście nasze warunki handlowe w hurtowni. Praktyka pokazuje, że wykorzystanie optymalizacji przy tworzeniu zamówień pozwala na oszczędności od 50 zł do 350 zł przy jednym zamówieniu. Oczywiście poziom oszczędności zależy od wartości zamówienia, liczby hurtowni i dostępu do ofert promocyjnych Kwoty oszczędności, jakie oferuje automatyczna optymalizacja są kuszące, jednakże problem z optymalizacją zamówień tkwi jak zwykle w szczegółach.

1) Dopasowywanie leków. Należy poprawnie odnaleźć zamawiane towary na ofercie hurtowni, nie jest to takie proste, ponieważ numeracja BLOZ pokrywa średnio 70% zamówienia i nie daje 100% gwarancji poprawności. Często zdarza się tak, iż ten sam towar w różnych hurtowniach posiada różne numery BLOZ. Dlatego w Sertum wprowadziliśmy wielostopniowe wyszukiwanie zamawianych towarów w hurtowniach. Sertum wyszukuje nie tylko po numerze BLOZ czy Bazyl ale także po nazwie wykorzystując zaawansowane algorytmy analizujące nazwę leku oraz wspomaga się słownikiem centralnym. Dzięki temu skraca się czas pracy nad zamówieniem oraz dodatkowo otrzymujemy gwarancję poprawności zamówienia, ponieważ towar jest zamawiany wg numerów leków w hurtowni a nie numeracji BLOZ czy Bazyl.

2) Odpowiedniki. Często spotykamy się z sytuacją, w której na jednej karcie towaru w aptece mamy produkty różnych firm (wata, chusteczki, rękawiczki, pojemniki na mocz). Zazwyczaj są to produkty wysoko rotujące. Sertum jako jedyny program na rynku umożliwia powiązanie wielu produktów w hurtowni z jedną kartą leku w aptece, analizując tym samym ceny wielu produktów i wybierając najkorzystniejszą. Daje to ogromne oszczędności przy towarach wysoce rotujących.

3) Kontrola zatowarowania. Sertum analizuje nasze stany magazynowe i sprzedaż, sprawdzając czy nie zamawiamy za dużo towarów. Jest to dodatkowa weryfikacja ostrzegająca przed nieprzemyślanymi zakupami.

4) Promocje. Analiza promocji dostępnych w platformie. Przy każdym zamówieniu Sertum automatycznie sprawdza czy na zamawiane pozycje dostępne promocje (nie trzeba wcześniej tych promocji pobierać). Analizowane są promocje hurtowni jak i grupy zakupowej, w której apteka uczestniczy. Warto wspomnieć, iż Sertum obsługuje wszystkie rodzaje promocji (pakietowe, grupowe, z gratisami, warunkowe, …).

Optymalizacja zamówienia automatycznie przesyła nasze zamówienia do hurtowni i przekazuje zwrotną informację o liście braków. Sertum także pobiera dla nas faktury z hurtowni i zapisuje je do odpowiedniego katalogu w aptece, tak aby można było je wczytać do programu aptecznego jednym kliknięciem. Wszystkie te funkcje oraz integracja z programem aptecznym (automatyczne wczytywanie zamówień, analiza stanów magazynowych) znacząco skracają czas pracy z zamówieniem oszczędzają nie tylko pieniądze, ale także czas spędzony przy zamawianiu.

Opis działania

Program wczytuje Twoje zamówienie z programu aptecznego oraz optymalizuje (wybiera dostawcę) przeglądając oferty podstawowe i oferty promocyjne wg najlepszej ceny i dostępności towaru w hurtowni. Tak podzielone zamówienie można wysłać do hurtowni farmaceutycznej jednym kliknięciem. Po chwili otrzymasz potwierdzenie, co zostało zrealizowane, a co nie (tzw. lista braków).

Wczytanie zamówienia

Praca z buforem optymalizacji rozpoczynamy od wczytania zamówienia. Służy do tego operacja (po prawej stronie ekranu), która otwiera okno pokazujące listę przygotowanych w programie aptecznym zamówień i listę braków. Aplikacja Sertum na bieżąco komunikuje się z lokalną bazą danych programu aptecznego dlatego nie ma mowy o konieczności zapisywania zamówień na dysku i ich wczytywania do naszego bufora - wszystko odbywa się sprawnie, szybko i "online".
Wszystkie pozycje wczytanego zamówienia pojawią się w buforze optymalizacji.

Proces optymalizacji

Uruchomienie optymalizacji zamówienia spowoduje aktualizację powiązań dla towarów z apteki z towarami w hurtowni. Jeśli za pierwszym razem system nie będzie w stanie odnaleźć wszystkich powiązań - program zaproponuje zastosowanie bardziej zaawansowanego algorytmu wyszukiwania - po nazwie towaru z wykorzystaniem Centralnych Kartotek Serwera.
Po optymalizacji zostaną wypełnione przy każdej pozycji kolumny: Sprzedaż i Stan magazynowy - są to dane wczytane bezpośrednio z programu aptecznego. Na bieżąco mamy więc możliwość zweryfikowania czy zamawiamy odpowiednią ilość towaru. Najczęściej okazuje się, że zamawiamy zbyt dużą ilość w stosunku do możliwości sprzedażowych apteki, o czym program poinformuje nas specjalną ikonką.

Edytor powiązań i ich statusy

Program niezwykle trafnie odnajduje powiązania towaru apteki z jego odpowiednikami w hurtowniach. Stan powiązań każdego towaru jest widoczny i czytelny na liście w buforze. Edytor powiązań w sposób przejrzysty pokazuje jak powiązane są towary i pozwala na sprawne modyfikacje. Co w tym przypadku bardzo ważne: program jako jedyny na rynku potrafi zapamiętywać powiązania jeden-do-wielu (1:n) co pozwala na powiązanie np. leku z importu równoległego z kilkoma kartotekami tej samej hurtowni ale różnych producentów (importerów).

Wysyłanie zamówienia

Ostatnią czynnością jaką należy wykonać po optymalizacji i sprawdzeniu całego bufora jest wysłanie zamówień. Uruchomienie wysyłki zamówień powoduje otwarcie okna z listą przygotowanych zamówień: nazwa wybranej hurtowni, ilość pozycji w zamówieniu oraz wartość netto. Wystarczy wcisnąć przycisk OK aby wysłać automatycznie wszystkie zamówienia, które są wysyłane do hurtowni bezpośrednio do jej systemu sprzedażowego.
Po chwili (w zależności od wydajności serwerów hurtowni) otrzymamy potwierdzenie, które pozycje zostały zrealizowane, a które nie. Można to sprawdzić na widoku Zamówienia wysłane. Pozycje, które nie zostały zrealizowane otrzymają status Anulowane, a reszta Zrealizowane. Jeśli pozycje mają status Przyjęte - oznacza to, że zamówienie trafiło już do hurtowni ale jeszcze nie zostało przetworzone - należy poczekać minutę i ponownie odświeżyć listę.

Przesunięcia między aptekami

Optymalizator w SERTUM w dużej mierze został dopasowany do pracy w sieci aptek. Dzięki niemu znacznie łatwiejsze stało się zarządzanie magazynem apteki, ponieważ program nie tylko ostrzega o zamawianiu zbyt dużej ilości danego towaru (w stosunku do analizy sprzedaży) ale w określonych warunkach wybiera jako dostawcę inną aptekę z sieci i w ten sposób proponuje przesunięcie z niej towaru. Parametryzacja warunków przesunięcia jest oczywiście konfigurowalna, a wybór programu można w każdej chwili zmienić dla dowolnej pozycji.
Oprócz takich parametrów jak minimalny stan magayznowy, zapas na określony okres i zaleganie towarów w aptekach - dodatkowo można zdefiniować w jakiej kolejności program powinien wybierać apteki jako dostawców.
Moduł optymalizacji dla sieci aptek doskonale integruje się z usługą RaportNet, która "zbiera" z każdej apteki dane o stanach magazynowych i sprzedaży towarów, dzięki czemu system oraz użytkownik pracujący nad zamówieniem posiada aktualne informacje o zapasach w innych aptekach. To z kolei pozwala na podejmowanie najlepszych decyzji i realizację polityki magazynowo-zakupowej firmy.

Pobieranie faktur

Aplikacja SERTUM posiada również funkcje pobierające faktury bezpośrednio z serwerów FTP dostawców. Wystarczy skonfigurować parametry serwera FTP (otrzymane od hurtowni) i zaznaczyć aby pobierane były cyklicznie. Jak tylko program pobierze nowe faktury i zapisze je w miejscu przeznaczenia - użytkownik zostanie poinformowany o tym fakcie za pomocą dymka.

Zalety

Używanie algorytmu wyszukującego najlepszego dostawcę to same zalety:

• Dostęp do zawsze aktualnej oferty katalogowejdostawców
• Wybór dostawcy z najniższą ceną orazdostępnością towaru
• Automatyczne dopasowanie zamówień do bieżących ofert promocyjnych
• Ceny wyliczane z uwzględnieniem aptecznych rabatów handlowych (urzędowe i inne)
• Bieżąca informacja o stanie magazynowym i sprzedażydanego towaru
• Możliwość powiązania kartoteki aptecznej do kilku innych w hurtowni (1:n)
• Możliwość dodawania zamawianego towaru bezpośrednio z katalogu hurtowni
• Opcja zablokowania danej pozycji do zamówienia u konkretnego dostawcy
• Optymalizacja również na podstawie oferty indywidualnej
• Zastosowanie zaawansowanych algorytmów wyszukujących towary "po nazwie"
• Zastosowanie słownika centralnego do poprawnego wskazywania towarów u dostawców
• Dla sieci aptek: podgląd towaru w innych aptekach (stan mag. i sprzedaż)
• Dla sieci aptek: algorytm sugerujący przesunięcie towaru z innej apteki
• Wysyłka zoptymalizowanego zamówienia bezpośrednio do hurtowni przez jedno kliknięcie
• Zwrotna informacja o "liście braków" automatycznie w ciągu paru minut
• Bezobsługowe pobieranie faktur z serwerów FTP hurtowni

Hurtownie

Poniżej prezentujemy listę hurtowni, które realizują zamówienia składane za pomocą platformy SERTUM:

• ACP Pharma
• Cefarm Kielce
• Cefarm Wrocław
• CitoDat Wrocław
• Dolpharma (grupa Torfarm)
• Farmacol
• Hurtap Łęczyca
• Hurtap Tychy
• Itero-Silfarm (grupa Torfarm)
• PGF
• Prego (grupa Torfarm)
• Pretium (grupa Torfarm)
• Prosper Sosnowiec
• Prosper Wrocław
• Torfarm

Jeśli na powyższej liście brakuje hurtowni, w której zamawiasz - nie ma powodu do zmartwień. Skontaktuj się z nami, bo być może już współpracujemy z tym dostawcą, a jeśli nie to sprawdzimy techniczne możliwości tej hurtowni w celu udostępnienia oferty podstawowej oraz automatycznego kanału zamówień elektronicznych.